Manajemen Waktu

MANAJEMEN WAKTU

Dalam kehidupan kita sehari-hari adalanya seseorang dihadapkan pada segudang aktifitas, di sisi lain terkadang banyak sekali waktu kita yang terbuang sia-sia. Hal ini sering kita remehkan padahal sebenarnya hal yang sangat penting adalah melakukan manajemen waktu dalam melakukan hal-hal yang akan kita lakukan. Adakalanya karena banyaknya aktifitas seseorang menjadi stres. Hal ini disebabkan karena kurang opotimalnya manjemen waktu. Dalam hal ini menajemen waktu menjadi sangat penting dalam mengatasi serangkaian kegiatan yang menuntut untuk segera diselesaikan.  Pada dasarnya kualitas hidup seseorang tidak ditentukan seberapa besar energi yang dimilikinya namun lebih pada bagaimana seseorang bisa mengatur waktunya.

Dalam sebuah acara dialaog yang di fasilitasi oleh PMII Rayon Tarbiyah dan Ilmu Keguruan yang menghadirkan Sukarman.M.Pd.I , Dosen Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan (FTIK) UNISNU Jepara hari Selasa 14 Oktober 2014 di halaman kampus UNISNU Jepara memaparkan bahwa Sebagaimana manajemen pada umumnya, dalam manajemen waktu kita juga perlu  melakukan fungsi-fungsi dasar manajemen yaitu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakan), controlling (pengendalian).

1.      PLANNING (Perencanaan)

Sebelum menjalankan beberapa aktifitas ada baiknya kita melakukan perencanaan terlebih dahulu. Harapannya tidak lain adalah dengan perencanaan yang baik akan memberi dampak baik pula. Dalam hal ini Metode  “SMART Planning” perlu diterapkan.

S (Spesifik)

Buatlah list atau daftar tentang apa saja kegiatan / ragam aktifitas yang akan dijalani. Karena tidak menutup kemungkinan seseorang akan mempunyai lebih dari satu agenda.  Dengan melakukan pendataan kegiatan secara spesifik akan lebih mudah menentukan fokus pada kegiatan mana saja yang akan dicapai.

M (Measurable)

Lakukan pengukuran/ perkiraan tentang seberapa banyak rentang waktu kegiatan.  mana kegiatan yang membutuhkan rentang waktu lama dan mana kegiatan membutuhkan rentang waktu yang lebih pendek.

 A (Achievable)

Pertimbangkan juga sisi ketercapaiannya. Seberapa besar peluang / kemungkinan kegiatan-kegiatan tersebut dapat kita selesaikan.

R (Reasonable)  

Pilihlah jenis kegiatan yang realistis atau masuk akal, Jangan membuat program yang terlalu sulit sehingga tidak mungkin dicapai.

T (Timeline)

Buatlah penjadwalan tentang apa jenis kegiatan, waktu, tempat dan lain sebagainya. Supaya tidak ada agenda yang terlewatkan.

2.      ORGANIZING ( pengelompokan )

Ada dua model organizing / pengelompokan kegiatan    :

1.      Pengelompokan berdasarkan Orang   .

Adakalnya seseorang  mempunyai beberapa kegiatan yang melibatkan diri sendiri ada juga kegiatan-kegiatan yang melibatkan orang lain, kelompok ataupun lembaga.

2.      Pengelompokan berdasarkan Waktu.

Dalam hal ini kita perlu melakukan pengelompokan kegiatan mana kegiatan bersifat rutin , tidak rutin dan insidental / tak terduga.

3.      ACTUATING (Penggerakan)

Dalam hal ini adalah saatnya menjalankan semua agenda yang kita rencanakan. Namun bagaimana jika ternyata ditemukan beberapa tugas yang bersamaan, dan kita harus melakukannya semua, solusinya adalah menentukan skala prioritas. Dalam artian kita utamakan hal-hal yang penting terlebih dahulu atas hal-hal yang kurang penting atau bahkan tidak penting. Jika dihadapkan pada hal-hal yang sama pentingnya maka kita pertimbangkan diantara sekian banyak hal penting pasti ada yang lebih penting atau bahkan paling penting. Besar atau kecilnya efek / akibat juga bisa dijadikan pertimbangan dalam menentukan skala prioritas.

Jika beberapa agenda penting berkaitan dengan organisasi yang tidak mungkin semua dilaksanakan sendiri maka solusinya adalah menjalankan fungsi delegasi. dengan pendelegasian kita bisa melakukan dan  menyelesaikan tugas-tugas tersebut.  Kita bisa menggunakan prinsip pareto. Yaitu 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha kita..

4.      CONTROLING (Pengendalian)

Sebenarnya fungsi pengendalian dalam lingkup organisasi ini dilakukan oleh orang lain yakni atasan ataupun pimpinan. Namun jika kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan kita pribadi maka yang efektif melakukan pengendalian adalah  oleh diri kita sendiri.

ü  Cobalah mengurangi hal-hal yang kurang penting untuk hal-hal yang lebih penting. Dengan cara demikian waktu yang ada dapat kita manfaatkan dengan maksimal.

ü  Jangan menunda pekerjaan, karena menunda pekerjaan berarti menumpuk pekerjaan. Kata pepatah “ never put till tomorrow what you can do today” artinya “ jangan menunggu sampai besok apa yang anda bisa lakukan hari ini.”

ü  Jauhkan sifat malas dengan cara memaksa diri sendiri, tentunya dalam konteks kegiatan yang positif.  Orang bijak mengatakan “jika kita tidak memaksa keadaan maka suatu saat kita akan dipaksa oleh keadaan.” Satu misal kita tidak memaksa diri untuk mengikuti perkuliahan, atau mungkin kita tidak memaksa diri untuk memenuhi tugas-tugas mata kuliah, suatu saat kita akan dipaksa oleh keadaan berupa konsekuensi gagalnya nilai dan lain sebagainya.

Masalah  terbesar kita dalam memanajemen waktu adalah penyakit malas. Seyogyanya kita harus bisa memerangi rasa malas bahkan sampai menghilangkannya dalam kehidupan kita. Walaupun berat namun kita harus bisa mengatasinya. Pada dasarnya, manajemen waktu itu tergantung dari kita sendiri, dan manajer yang paling paham dengan kondisi waktu kita adalah diri kita sendiri. Jadi manfaatkan waktu sebaik mungkin.  Karena waktu yang telah berlalu berarti sudah menjadi masa lalu. Ingatlah bahwa masa lalu tidak pernah kembali. Jika waktu terlewat begitu saja maka yang tersisa adalah penyesalan. jadi mulailah menjadi manajer yang baik dalam manajemen waktu anda.